Kahalagahan ng Wastong Email Etiquette

Nakarating na ba kayo nakatanggap ng email na nag-iiwan sa iyo na nagtataka tungkol sa taong nagpadala nito? O mas masahol pa, nagpadala ka na ba ng isang email na pinagsisisihan mo mamaya?

Ang pagiging sa pagtanggap ng dulo ng isang masamang email ay maaaring iwan mo alog iyong ulo at sinusubukan upang malaman kung ano sa lupa ang iba pang mga tao ay iniisip. Ang pagiging isa na nagpadala nito ay maaaring sumira sa isang mahusay na araw, at maaari itong magkaroon ng masamang epekto mamaya.

Ang bilis ng pag-zipping ng isang email ay ginawa ito ang ginustong paraan ng komunikasyon. Kung nagpapadala ka ng isang personal o pang-negosyo na email, ang pagsunod sa tamang etiquette ay mahalaga upang maiwasan ang miscommunication o mahirap na damdamin.

Sundin ang Golden Rule sa pamamagitan ng pagpapagamot sa tatanggap na nais mong tratuhin. Bago mo i-click ang "magpadala" sa anumang email tumagal ng isang minuto at bigyan ito ng dagdag na read-through. Ang epektibong paggamit ng email ay maaaring maglagay sa iyo sa isang positibong ilaw sa iyong superbisor at maaaring kahit na magbigay sa iyo ng isang gilid kapag oras na para sa isang pag-promote .

• 01 ng 10

  Huwag mag-isip ng privacy

  Tandaan na ang iyong kumpanya at personal na email ay maaaring hindi pribado. Ang iyong kumpanya ay may karapatan na basahin ang anumang ipinadala mula sa opisina, kaya huwag magsulat at magpadala ng personal o mataas na sensitibong impormasyon mula sa trabaho. Ang personal na email mula sa bahay ay maaaring maipasa, kaya huwag ilagay ang anumang bagay sa nakasulat na maaaring maging sanhi ng problema kung umabot sa maling tao.

• 02 ng 10

  Manatiling malayo mula sa nakakasakit na mga komento

  Iwasan ang nakakasakit na mga komento sa iyong email. Kabilang dito ang racist, sexist, o negatibong remarks tungkol sa ibang tao o kumpanya. Kung nakatanggap ka ng nakakasakit na email, huwag tumugon o ipasa ito sa sinuman. Huwag kailanman gamitin ang email upang sabihin ang anumang bagay na maaaring maling salungat sa iyong boss .

• 03 ng 10

  Huwag kang sumigaw

  Tandaan na kapag nag-type ka sa lahat ng mga takip, ang iyong email ay dumating sa buong bilang ng sigaw. Ang ilang mga tao sa tingin ito ay ginagawang mas madaling basahin ang kanilang mensahe, ngunit hindi iyon ang kaso. Gumamit ng isang font na madali sa mata kapag nabasa sa karaniwang mga titik ng kaso.

• 04 ng 10

  I-edit ang iyong mga mensahe

  I-edit ang iyong mga email bago mo ipadala ang mga ito. Gumamit ng spellchecker at lagdaan ang lahat ng mga email ng negosyo upang matiyak na mayroon kang tamang balarila. Palagi mong nais na ipakita ang iyong sarili bilang isang propesyonal sa pagsusulatan. Suriin ang personal na email pagkatapos mong tapusin ang pagsusulat nito upang matiyak na nakukuha mo ang iyong inilaan na punto sa kabuuan. Ang pagbaba ng isang salita ay maaaring magbago ng kahulugan ng isang pangungusap.

• 05 ng 10

  Tumugon sa pag-iingat

  Alamin ang tamang paraan upang tumugon sa mga email na natatanggap mo. Bigyang pansin ang nagpadala at ang iba pa sa mga patlang ng "sa" at "cc". Tumugon sa lalong madaling panahon sa halip na hayaan ang iyong "naka-save na" folder na maging masyadong cluttered.

  Iwasan ang pag-usapan na pindutin ang "tumugon sa lahat" bago tumingin upang makita kung sino ang nakalista sa header. Maaaring malito ng iyong tugon ang iba sa listahan, o maaari mong maiwasan ang pagpapadala ng hindi kinakailangang impormasyon sa mga taong hindi mo alam. Ang tanging oras na dapat mong i-click ang "tumugon sa lahat" ay kung natitiyak mo na kailangan ng lahat ng impormasyon na iyong pinapadala.

• 06 ng 10

  Pag-aralan ang iyong sarili sa mga tool sa email

  Alamin ang mga tool at uri ng email. Kabilang dito ang "sa," "cc," "bcc," at mga linya ng paksa. Ang pangunahing tatanggap ay dapat na nasa "sa" larangan. Kapag kailangan mong kopyahin ang isang tao, karaniwan mong idaragdag ang taong iyon sa field na "cc" o carbon copy. Kung ang isang tao ay kailangang kopyahin nang walang iba pa sa listahan na tumatanggap ng kanyang email, gamitin ang "bcc" o bulag na carbon copy. Kopyahin lamang ang mga tao na kailangang malaman ang impormasyon na iyong pinapadala.

  Huwag mag-forward ng mga email ng chain. Ang mga ito ay maaaring maging masalimuot at basag ang mga kahon ng email ng mga tao hanggang sa punto ng pag-aalipusta . Hindi mo nais na maging tao na nagpapatuloy ng mga mensahe na maaaring o hindi maaaring maging totoo.

  Dapat mong palaging punan ang linya ng paksa para sa isang kaugnay na email na pang-negosyo, at ito ay ginustong sa personal na email. Panatilihin ang linya ng paksa bilang maikling hangga't maaari at magkaroon lamang ng isang paksa sa bawat mailing.

• 07 ng 10

  Panatilihing maikli

  Pinipili ng karamihan sa mga tao ang mga maikling email sa halip na mahaba, mga salita sa salita. Kung maaari, sabihin ang iyong punto sa loob ng ilang pangungusap. Para sa isang mas mahabang mensahe magsimula sa isang panimulang talata na nagpapaalam sa mga tao na alam ang mga pangunahing kaalaman. Kung mayroon kang higit sa isang paksa, hatiin ang iyong mensahe sa higit sa isang mailing, na may isang paksa sa bawat email.

• 08 ng 10

  Panoorin ang iyong tono

  Panatilihin ang isang positibong tono sa iyong mga komunikasyon sa email. Tandaan na ang mga remarky remarks ay maaaring dumating bilang masigla-sigla sa halip na nakakatawa. I-save ang nakakatawa katatawanan para sa mga komunikasyon ng boses upang ang iba ay maaaring marinig ang tono ng iyong boses. Kasama rin dito ang galit. Dapat mong palaging iwasan ang pagpapadala ng galit na mga email, o maaari mong panganib na pumatay sa isang taong iyong pinagtatrabahuhan o nagmamalasakit.

• 09 ng 10

  Gamitin ang mga flags ng priority sa paghuhusga

  Kung mayroon kang mataas na flag ng priority, gamitin lamang ito kung kinakailangan. Ang paggamit ng mga ito ng masyadong maraming ay sa wakas ay may kabaligtaran epekto gusto mo at ipadala ang iyong mga email sa ibaba ng listahan ng priority para sa mga tatanggap.

• 10 ng 10

  Lagdaan ang iyong pangalan

  Huwag kalimutang i-sign ang iyong mga email. Ang mga tagatanggap ay maaaring ma-annoy kung kailangan nilang mag-scroll up at malaman kung sino ang nagpadala sa kanila ng mensahe. Kung inaasahan mo ang isang sagot sa pamamagitan ng telepono, siguraduhing isama ang numero, kahit alam mo na ang tao ay may file na ito. Ang layunin ng email ay upang makatipid ng oras, at upang itigil kung ano ang ginagawa niya ay magpapabagal ng mga bagay. Kung mayroon kang linya ng lagda, i-update ito sa tamang email address at numero ng telepono.