Nagpapadala ng Mga Email na Nagpapakilala ng Maayos
Ang email ay isa sa mga pangunahing paraan ng mga tao na magpadala ng nakasulat na komunikasyon ngayon, at malamang na hindi ito magbabago. Madali, mabilis, at hindi nangangailangan ng stamp.
Wala na ang mga araw na kailangan mong maghintay ng isang linggo o higit pa para sa isang sulat o tugon sa koreo. Hindi kinakailangan na gumawa ng mga emergency na tumatakbo sa post office upang timbangin ang iyong mga sobre at kunin ang sapat na mga selyo para sa mga bill at mga titik. Sa katunayan, maraming tao ang hindi kailanman nakapag- address ng isang sobre o nagpadala ng sulat sa pamamagitan ng US Post Office.
Ang email ay naging isa sa pinakamadaling at pinakamabilis na paraan upang makipag-usap sa parehong personal at sa negosyo. Ito ay naging isang kababalaghan na ang patuloy na mapagkakatiwalaan na Serbisyo sa Estados Unidos ay nagsisikap upang makahanap ng mga paraan upang manatili sa negosyo.
Walang kamangha-mangha na ang etiketa sa email , madalas na tinutukoy bilang Netiquette, ay isang mainit na paksa para sa kasalukuyang kultura. Ang mga email ay ipinadala araw-araw sa pamamagitan ng isang malawak na seksyon ng populasyon ng Amerikano. Karamihan sa mga negosyo ay gumagamit ng email upang makipag-usap sa mga empleyado sa buong araw. Halos lahat ng sambahayan ay may hindi bababa sa isang computer na may access sa internet at sa loob ng mga sambahayan ay mga ina, dads, mga bata, mga kabataan at maaaring maging mga lolo't lola, sa lahat o karamihan sa mga ito ay tumatanggap at nagpapadala ng mga email.
Nakatira kami sa isang microwave, internet na hinihimok ng lipunan, at walang sinuman ang gustong maglaan ng oras upang makapagsulat ng isang panandaliang sulat, kahit na ito ay mas masigla at personal. Pa rin mayroong maraming mga pangyayari kung saan ang email ay mas mahusay kaysa sa snail mail.
Narito ang ilang mga etiquette dos at hindi dapat tandaan kapag gumagawa ka ng mga tala ng email.
- Maghanda. Bago ka magsimula mag-type ng isang email, kung ito ay isang paunang tala o isang tugon, dapat mong tanungin ang iyong sarili kung ano ang nais mong makipag-usap. Sa madaling salita, ano ang iyong layunin sa pagsulat? Sa sandaling alam mo na, maaari mong basahin ang nakumpletong email bago ipadala ito upang matiyak na nagawa mo na ang iyong layunin. Kung ito ay gumagawa ng grado, pagkatapos ay ipadala ito; kung ang teksto ay nakakalito, malupit, o hindi malinaw, pagkatapos ay marahil ay dapat mong simulan muli.
- Makipag-usap. Tandaan na nakikipag-usap ka sa isang tunay na tao na makakatanggap ng mail na ito. Sa pag-iisip, dapat mong tugunan ang pangalan ng tao at maging magalang. Kung ito ay isang tugon sa isang natanggap na email dapat mong gawin ang oras upang matugunan ang anumang mga katanungan o mga kahilingan maaga sa tala.
- Huminga. Namin ang lahat ay may kasalanan sa ilang mga punto o isa pa sa pagkawala ng aming pagpipigil. Kung nakatanggap ka ng isang email na angers o upsets mo, huwag tumugon sa uri. Kunin ang mataas na kalsada at tumugon lamang upang kilalanin ang resibo o tumagal ng ilang oras bago tumugon upang maaari mong huminahon at tumugon sa isang mahusay na naisip na mensahe. Hindi mo nais na tumugon sa isang email (o anumang iba pang anyo ng komunikasyon) sa galit. Kapag nagagalit tayo, malamang na sabihin natin (o isulat) ang mga bagay na hindi natin ibig sabihin o hindi na kailangang sabihin. Tandaan na sa sandaling ang iyong email ay makakakuha ng ipinadala, ito ay lumitaw diyan magpakailanman.
- Maging maliwanag. Ang iyong subject line ay dapat na isang tunay na representasyon kung bakit ka nakikipag-ugnay sa tatanggap. Gumamit ng mga parirala na may kaugnayan sa paksa ng mail. Totoo ito kung gumagawa ka ng negosyo o personal na email. Halimbawa, kung nagsusulat ka ng email sa iyong ina tungkol sa kanyang pagbisita sa susunod na linggo, dapat basahin ng iyong linya ng paksa ang isang bagay tulad ng, "Ang iyong pagbisita."
- Pananaliksik. Kung nagpapadala ka ng isang email sa isang kasosyo sa negosyo, naaangkop para sa iyo na gamitin ang kanyang huling pangalan at pamagat. Gawin ang pananaliksik at tugunan ang tatanggap nang tama. Ang presidente ng kumpanya ay maaaring ma-address bilang Mr. Taylor o President Taylor.
- Spellcheck. Ang paggamit ng check ng spell ay mahalaga kapag nakikipag-usap ka nang nakasulat. Kapag nagpadala ka ng isang tala na puno ng mga pagkakamali, nakikipag-usap ito na ikaw ay nanggaling o hindi mo binibigyang pansin ang detalye. Subukan na palaging patakbuhin ang spellcheck o gumamit ng isang programa na awtomatikong naitutuwid. At pagkatapos ay basahin itong muli upang tiyakin na ang mga salita na nais mong gamitin ay hindi awtomatikong naitama sa iba.
- Proofread. Dapat mong gawin ang dagdag na ilang mga segundo o minuto na kinakailangan upang gawin ang isang mabilis na pag-proofread ng anumang email na pinaplano mong ipadala. Dalhin ang oras na ito upang i-edit ang anumang mga mahihirap na pangungusap o ilagay ang anumang nawawalang mga bantas na marka.
- Manood ng tono. Minsan ang isang email ay maaaring lumabas na iba mula sa kung paano mo nilayon. Napakahalaga ng tono ng iyong email at mahalaga rin ang iyong mensahe. Dahil nakasulat ito ng komunikasyon, dapat mong tiyakin na ang iyong tono ay kaaya-aya at ito ay isang tunay na representasyon ng kung ano ang nais mong sabihin. Tandaan na ang iyong tatanggap ay hindi maaaring marinig ang tumawa sa iyong boses o makita ang ngiti sa iyong mukha. Maliban kung nais mong lagyan ng paunang salita ang lahat ng iyong isinusulat, dapat mong iwasan ang anumang wika sa email na maaaring magkamali sa anumang paraan.
- Maging maikli at matamis. Subukang huwag sumulat ng isang nobela kapag nag-email ka. Karamihan sa mga tao ay talagang hindi nais na basahin na magkano sa isang email. Kung ang email ay kinakailangang mahaba, subukang tulungan ang tatanggap sa pamamagitan ng pag-highlight ng mga pangunahing konsepto, paggamit ng mga punto ng bullet, o pagbubuod ng paksa sa pambungad na talata.
- Makipag-usap nang maayos. Hindi mo gustong malito ang iyong mambabasa, kaya't maglaan ka ng oras upang maging malinaw at maigsi sa iyong pagsusulat. Kung nagpapadala ka ng email sa isang kaibigan, maaari kang maging mas kaswal sa iyong estilo ng pagsulat. Gayunpaman, kung ito ay isang komunikasyon sa negosyo , gumamit ng wastong balarila at iwasan ang paggamit ng mga simbolo o emojis na nagpapakita ng mas kaunting propesyonal.
Ang komunikasyon sa email ay napakapopular. Maglaan ng oras upang makisali ang Golden Rule, at ikaw ay pupunta sa isang mahabang paraan patungo sa pagiging isang pinakintab na netiquette pro.
Ini-edit ni Debby Mayne