Checklist ng Abiso para sa Iyong Ilipat
Ang paglipat ng opisina ay kumplikado. Sa napakaraming mga bagay na dapat gawin, madaling hindi pansinin ang mas maliit, pa mahalaga, mga gawain. Upang panatilihing lumipat ang iyong opisina sa track, gamitin ang sumusunod na gabay sa checklist na matiyak na walang naiwanan.
Pumunta din sa madaling checklist ng mga mahahalagang gawain upang tulungan ang paglipat ng iyong opisina.
Abisuhan ang Mga Kumpanya at Mga Customer ng Ilipat
Ang sumusunod na detalyadong listahan ng abiso ay maaaring gamitin kasabay ng artikulo Update Business Information Before You Move.
Gamit na magkasama, makikita mo na iyong sakop ang lahat ng iyong mga base.
Dapat mo ring ipaalam sa iyong mga kliyente kung ikaw ay magsasara sa lahat sa panahon ng paglipat o pagbawas ng iyong oras. Ito ay isang kritikal na abiso upang matiyak na ang mga customer ay hindi nabigo kung ang iyong pinto ay naka-lock, Alam maagang ng oras kapag ikaw ay bukas para sa negosyo ay i-save ka ng maraming mga tawag sa telepono at ang client mula sa pagpunta sa iyong kakumpitensya para sa serbisyo. Sa madaling salita, ipaalam sa iyong mga kustomer ang iyong plano para sa pag-serbisyo sa kanila sa panahon ng paglipat.
Mga Kustomer at Mga Kliyente
Mahusay na ideya na ipaalam ang iyong base ng customer tungkol sa paglipat muna, mas mabuti ng hindi bababa sa isang buwan bago lumitaw ang paglipat. Magbigay ng impormasyon sa bagong lokasyon, alinman sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang pormal na sulat o isang email na may nakapaloob o naka-attach sa lahat ng tao sa database ng iyong kumpanya. O sa kaso ng isang retail shop, paglalagay ng isang mapa at abiso sa pag-sign sa harap ng pinto at pagbibigay ng isang maliit na flyer sa bawat pagbili.
Mag-post ng impormasyon sa iyong web page na may madaling sundin ang mga direksyon at anumang mga detalye na magpapanatili sa iyong mga customer; maaari itong magsama ng isang "paglipat-in" na pagbebenta o isang opisyal na pambungad na partido.
Service Provider, Vendor at Mga Ahensya ng Gobyerno
Abisuhan ang mga serbisyo at mga vendor na regular na ginagamit ng iyong kumpanya.
Maaaring kabilang dito ang isang printer, courier, tindahan ng supply ng opisina o internet service provider.
Mga Bangko at Seguro
Ang mga bangko ay mangangailangan ng paunang abiso; kakailanganin mong baguhin ang address sa mga tseke ng kumpanya, pagkatapos ay i-print ang mga tseke, ipaalam ang mga kumpanya ng credit card at anumang iba pang institusyong pinansyal o mga service provider. Maaari kang magpasya na ang iyong kumpanya ay makikinabang mula sa paglipat ng mga account ng negosyo mula sa isang bangko sa isa o mula sa isang sangay papunta sa isa pa; makipag-usap sa iyong kinatawan ng bangko tungkol sa mga serbisyong magagamit sa bagong lokasyon / kapitbahayan.
Ang mga kompanya ng seguro ay kailangang maabisuhan ng maaga. Kakailanganin nilang tasahin ang bagong espasyo at magbigay sa iyo ng isang bagong pagtatantya kung naaangkop. Ito ay isang mahusay na oras upang makipag-usap sa iyong insurer tungkol sa paglipat ng seguro at kung ano ang kailangan mo upang matiyak na ang iyong opisina ay protektado.
Baguhin ang Mga Papasok na Mga Mensahe ng Telepono
Kasama ang pag-update ng impormasyon ng kumpanya at mga materyales sa marketing, may iba pang mga paraan na maaari mong matiyak na matutunan ng publiko ang nalalapit na paglipat. Magdagdag ng abiso sa serbisyo ng pagsagot sa machine / voice mail na nagsasaad ng petsa ng paglipat, kung saan ka lumilipat at kung paano ito makakaapekto sa serbisyo. Magbigay din ng impormasyon sa pakikipag-ugnay para sa mga kliyente na maaaring magkaroon ng mga partikular na alalahanin.
Binago din ng mga empleyado ang kanilang direktang opisina ng voice mail line na may impormasyon sa paglipat at ang bagong address. Muli, ito ay isang madaling paraan upang paalalahanan ang mga contact ng paglipat at ipagbigay-alam sa mga taong wala sa database ng contact ng pagbabago.
Baguhin ang Linya ng iyong Lagda
Ang pagdaragdag ng isang paunawa sa linya ng email na lagda para sa lahat ng mga empleyado ay tumitiyak na ang bawat email na ipinadala ay magpapaalala sa tagatanggap ng paparating na paglipat. Ito ay isang mahusay na paraan ng pag-abot sa mga indibidwal na hindi sa listahan ng contact ng kumpanya.
Stamp Outgoing Correspondence
Bumili ng pulang stamp na nagsasabing "Tandaan ang Bagong Address"; Ang mga selyo ay karaniwang maaaring mabili sa isang tindahan ng supply ng opisina. Ipinaskil ng stamp na selyo upang matiyak na ang mga tagatanggap ay may kamalayan sa pagbabago ng address. Tandaan na ang hakbang na ito ng notification ay maaaring hindi naaangkop hanggang matapos ang pagkumpleto.
Telepono
Dapat ito ang unang utility na iyong nakikipag-ugnay tungkol sa iyong paglipat; gusto mong tiyakin na ang iyong negosyo ay bukas sa panahon ng paglipat o na may kasing maliit na pagkagambala hangga't maaari. Hayaan ang kumpanya ng telepono na malaman kung ang paglipat ay at hilingin na ang mga telepono ay mai-install at handa na upang gumana sa bagong lokasyon sa araw bago ang petsa ng iyong paglipat, upang matiyak na ang sistema ay tumatakbo at tumatakbo sa iyong paglipat-in date.
Hilingin ang kumpanya na i-set up ang isang call-forward system na epektibo sa araw ng iyong paglipat. Kung ang iyong kumpanya ay nagbabago ng mga numero ng telepono, pagkatapos ay hilingin na ang isang advisory ay idinagdag sa iyong lumang numero na nagpapaalam sa mga tumatawag na alam ang pagbabago ng numero ng telepono. Sa sandaling lumipat ka, magandang ideya na tawagan ang iyong lumang numero upang matiyak na ang serbisyo ay nasa lugar. Tiyakin din na ang iyong bagong numero ng negosyo at address ay na-update sa susunod na libro at direktoryo ng telepono.
Post Office, Email at Mga Social Media Account
I-notify ang post office ng iyong paglipat at ayusin na ipasa ang mail para sa ilang buwan pagkatapos ng paglipat. Tulad ng nabanggit na dati, magdagdag ng paunawa sa paglipat sa mga linya ng lagda ng empleyado bago ang paglipat at pagsunod sa paglipat pati na rin; post-move ang lagda ay dapat hilingin sa tatanggap na tandaan ang pagbabago ng address at impormasyon ng contact.
Gayundin, ang mga regular na courier company na pick-up at drop-off ay dapat ding maabisuhan sa pagbabago ng address at anumang mga pagbabago sa mga serbisyo.