Paano Ayusin ang isang Home Filing System sa 7 Hakbang

01 ng 07

Paano Mag-set Up ng Papel Filing + Imbakan System na Magtrabaho Para sa Iyo Magpakailanman

Ang pakikibaka ay totoo: ang pamamahala ng mga papel at kalat ng papel ay ang mga pits.Iyan ang dahilan kung bakit mahalaga na mag-set up ng isang madaling, maisasagawa na sistema ng pag-file ng bahay na talagang gagamitin mo. Ngayon, iyon ang gagawin natin, magkasama.

Layunin

Alamin kung paano mag-set up ng isang sistema ng pag-file ng bahay na aktwal mong gagamitin para sa natitirang bahagi ng iyong buhay. Kailangan itong maging kakayahang umangkop upang mapaunlakan para sa mga pagbabago sa pamumuhay, at kailangan itong maging simple upang talagang panatilihin mo ito.

Ano ang Kakailanganin mo

• Pag-file ng cabinet o file box
• Hanging mga folder ng file (gusto ko ang mga may-kulay na mga larawan na nakalarawan sa itaas)
• May hawak ng file na Desktop
• Shredder
• Basurahan
• Mga folder ng file
• Gumagawa ng label o panulat

Timing

Ito ay isang proyekto sa katapusan ng linggo. Hindi namin inirerekumenda ang pagsisimula ng ito sa isang linggo-linggo pagkatapos ng isang mahabang araw ng trabaho / paaralan, atbp. Simulan ang isang ito sa isang Sabado o Linggo umaga na armado ng isang tasa ng kape o tsaa, at isang let's-get-ito-tapos saloobin.

02 ng 07

Ipunin ang Lahat ng Iyong Mga Papel sa Magkasama

Ang unang hakbang sa pag-set up ng isang sistema ng pag-file ng bahay ay ang kural ng lahat ng iyong mga file at mga papel sa parehong espasyo upang maaari mong pagbukud-bukurin, pag-recycle at pagkupas. Ang pagkakaroon ng lahat ng bagay sa isang lugar ay may mga sumusunod na pakinabang:

1. Pinapanatili mo itong nakatuon sa gawain sa kamay. Kapag sinubukan mong tuparin ang isang gawain na hindi ka nasasabik tungkol sa (tulad ng pag-file), anumang dahilan upang malihis at magsimula sa isa pang bagong proyekto. Kung mayroon ka ng lahat ng iyong mga supply (nakalista dito) at lahat ng iyong mga papeles sa isang lugar, wala kang anumang dahilan kundi upang maghukay.
2. Mas magiging masusing ka. Ang paggawa ng sweep ng iyong bahay sa harap ay nangangahulugang hindi mo na kailangang ulitin ang gawain ng ilang linggo mula ngayon kapag nakakita ka ng nakalimutan na stack ng mga papel sa laundry room.

Ang ilang mga lugar upang tumingin para sa mga papeles (maliban sa iyong halatang desk drawers, mga file ng pag-file at mail pile):

1. Ang sala. Ang mga papel ay may posibilidad na mag-pile up sa living room dahil madalas naming walang ideya kung ano ang gagawin sa kanila. Ito ang dahilan kung bakit dapat mong laging ilagay ang mga papel na hindi ka sigurado kung ano ang dapat gawin sa aking mail sa kahon.
2. Mga Bag . Backpacks, work bags, hand bags, gym bags, at suitcases.
3. Ang kusina. Ang mga piles ng papel ay may isang paraan ng pagtatapos sa kusina. Ito ay dahil ang kusina ay madalas na ang unang lugar na patungo namin kapag lumakad kami sa pintuan.

Kaya, tipunin ang lahat ng iyong mga papel at pagkatapos ay ...

Pumili ng isang magandang lugar na may isang mahirap na ibabaw na kung saan maaari kang lumikha ng 5 piles. Maaaring ito ay ang mesa ng kusina, ang kama ng guest room, o ang iyong mesa kung sapat na ito. Kung wala kang sapat na ibabaw, ang sahig ay gumagana rin.

Kung mayroon kang napakaraming mga papel ang iyong mga tambak ay maaaring mapahamak, pagkatapos ay gamitin ang mga bin o kahit na mga karton na kahon. Lagyan ng label ang mga ito upang panatilihin ang mga ito nang hiwalay at upang maiwasan ang mga pagkakamali - tulad ng hindi sinasadyang pagbuhos ng mga buwis sa nakaraang taon sa "recycle" na kahon.

03 ng 07

Paghiwalayin ang Iyong Mga Papel Sa Limang Mga Kategorya

Ngayon ay oras na upang makakuha ng pababa sa negosyo. Dapat mong hawakan ang bawat papel at gumawa ng desisyon tungkol dito.

Panuntunan: Kailangan mong gumawa ng desisyon tungkol sa bawat piraso ng papel. Ito ay pagpunta sa pumunta sa isa sa mga 5 mga kategorya:

1. Aksyon: Mga papel na kailangan mong kumilos at pagkatapos ay itapon. Huwag malito ang mga ito sa kung ano ang tinutukoy namin sa isang kategorya sa ibaba bilang "Sambahayan". Ang mga dokumento sa bahay ay permanente na isinampa, ang mga file ng Pagkilos ay gagamitin isang beses at pagkatapos ay itapon.
   Mga halimbawa: mga paanyaya, mga tiket sa paradahan, mga paalala sa appointment, araling-bahay, mga perang papel, atbp.

2. Archive: Mga papel o dokumento na kailangan mong i-hang papunta ngunit hindi mo kailangang mag-refer o gumamit ng higit sa isang beses o dalawang beses sa isang taon.
   Mga halimbawa: pagbabalik ng buwis, mga rekord ng medikal, mga rekord ng akademiko, katibayan na lumahok ka sa tungkulin ng hurado, gawa, lease, kontrata, atbp.

3. Sambahayan: Ito ang mga papel na ginagamit mo upang mapanatili ang iyong bahay (at buhay) na tumatakbo.
   Mga halimbawa: mga kupon, mga recipe, mga user manual, mga resibo para sa mga buwis na ito taon, mga dokumento para sa paparating na paglalakbay, atbp.

4. Recycle: Mga papel at dokumento na hindi nabibilang sa alinman sa mga kategorya sa itaas at walang personal na impormasyon.
   Mga halimbawa: Junk mail, mga workheet mula sa isang seminar na hindi na kayo interesado, pahayagan, magasin, lumang takdang-aralin na hindi ninyo kailangan, ginamit na mga sobre, atbp.

5. Shred: Mga papel at dokumento na hindi nabibilang sa mga kategorya 1-3 ngunit naglalaman ng personal na pagkilala ng impormasyon.
   Halimbawa: Mga alok ng credit card, lumang mga pahayag ng bangko, mga perang papel, atbp.

04 ng 07

Declutter + Itapon ang Mga Dokumento at Mga File Hindi mo na Kailangan

Ang iyong pinakamalaking pile ay i-recycle. I-recycle ang mga unang - ang bagay dito ay upang mabuwag ang dami ng papel na iyong hinaharap sa lalong madaling panahon.

Susunod, putulin ang mga shredders - dapat itong isama ang anumang bagay na nagpapakilala sa iyo na lampas sa iyong pangalan at tirahan.

Bilang kahalili, ang Tagatanggol ng Iyong ID Roller mula sa Ang Lalagyan ng Tindahan ay napakahalaga at napakapresidente para sa mga may sakit ng pagkakaroon ng iyong shredder jam. Sa ganitong paraan maaari mo lamang tatakan sa iyong ID impormasyon at recycle mail at mga dokumento na may personal na impormasyon sa mga ito sa halip na lasi.

Ngayon na na-cast mo ang junk, oras na upang bumaba sa pag-set up ng isang sistema na:

1. Madaling gamitin, kaya talagang gamitin mo ito;
2. May kakayahang umangkop upang mapaunlakan ang mga pagbabago sa buhay at mga bagong proyekto; at,
3. Ligtas na kapag kailangan mong makahanap ng isang bagay na mabilis, maaari mong mahanap ito.

Ang kagandahan dito ay maaari mong masira ang mga kategoryang ito nang higit pa depende sa dami ng papel na dumarating sa loob at labas ng iyong bahay o opisina.

05 ng 07

I-set up ang isang File ng Archive Para sa Iyong Pag-file ng System ng Home

Ito ay medyo madali upang magpasya kung aling mga papeles pumunta sa iyong Archive file. Ito ang mga pinakamahalagang papel na pag-aari mo. Ang mga ito ay patunay na ikaw at ang iyong pamilya ay umiiral, magbayad ng iyong mga buwis, sariling tahanan at kotse, nagtapos sa kolehiyo, maaaring maglakbay sa labas ng iyong bansa sa isang pasaporte o visa. Kung ikaw ay isang may-ari ng negosyo o nagmamay-ari ng higit sa isang ari-arian, ang file na ito ay magiging mas malaki pa.

Narito ang isang listahan ng mga pangunahing kaalaman upang panatilihing sa file na ito:

• nagbabalik ng buwis
• mga medikal na talaan
• akademikong talaan
• patunay na nagsilbi ka ng tungkulin ng hurado
• gawa
• leases
• mga kontrata
• pasaporte
• kaya cial security cards
• mga talaan ng trabaho
• mga sertipiko ng binyag
• mga dokumento sa seguro sa buhay / pagreretiro

I-imbak ang mga papel na ito sa isang kahon ng file na may label na mga folder. Isaalang-alang ang pagbili ng isang fireproof box sa sandaling simulan mo ang pagkuha ng higit pang mga "bagay" upang mapanatiling ligtas.

panatilihin ang mga file na madalas mong ginagamit (aka ilang beses sa isang taon) sa harap. Labanan ang pagnanasa na labis na ayusin ang espasyo na ito sapagkat kung nakakakuha ka ng masyadong tiyak na ito ay talagang nagiging mas mahirap upang makahanap ng mga bagay kapag ikaw talaga, talagang kailangan nila. Sa pangkalahatan, kung ikaw ay nahuhulog sa iyong file ng Archive, talagang kailangan mo ang piraso ng papel upang gawing madali ito sa iyong sarili hangga't maaari.

Narito ang aking mga kategorya:

• Akademiko
• Car
• Pagtatrabaho
• Pananalapi
• Kalusugan
• ID
• Seguro
• Real Estate

Ayusin ang mga ito ayon sa alpabeto, ngunit panatilihin ang ID file upfront. Ito ay may mga bagay tulad ng iyong sertipiko ng kapanganakan, pasaporte, card ng social security at sertipiko ng binyag. Ito ay din kung saan dapat mong panatilihin ang iyong lisensya sa pag-aasawa.

Upang maiimbak ang mga papeles, maingat na isaalang-alang ang isang High-Security Deed Box na mas mababa sa $ 50, ay isang mahusay na halaga *. Ang isa pang pagpipilian ay ang High-Security Reseta Box. Ang isang ito ay dinisenyo para sa mga medikal na supply ngunit maaaring madaling hawakan ang ilang mga hindi-mawawalan ng mga papeles.

Maaari mong i-set up ang iyong sariling DIY ang iyong sariling file, o maaari mong gamitin ang FileSolutions Home Filing System.

* Kung mawawalan ka ng mga file na ito, mas marami kang magbayad ng marami, higit pa upang makakuha ng mga kopya mula sa mga Registrar, Mga Clerks ng Lungsod / Lungsod, Mga Institusyong Akademiko, atbp, kaya ang $ 50 ay isang kapaki-pakinabang, matalinong pamumuhunan.

06 ng 07

Ayusin ang isang File ng Bahay

Narito ang isang mahusay na tuntunin ng hinlalaki para sa kung ano ang dapat mong iimbak sa iyong File ng Bahay: Anumang bagay na maaaring kailanganin mo sa hinaharap, ngunit hindi mo kailangang gumawa ng aksyon sa ngayon, na hindi nabibilang sa iyong Archive file. Gumamit ng iyong sariling file ng Bahay (tinatawag na Workbook ng Tahanan) bilang isang halimbawa upang makakuha ka ng mas mahusay na ideya kung ano ang dapat itabi sa file na ito at kung ano ang hindi.

Una, sa halip ng isang kahon ng file o bin, gumawa ako ng isang panali sa mga seksyon at pagkatapos ay mga pockets upang mag-imbak ng mga bagay tulad ng mga kupon at mga card ng regalo. Maaari mong gamitin ang panali at magkaroon ng mga seksyon para sa mga sumusunod:

• Mga Kupon / Mga Grupo
• Mga gift card
• Mga dokumento para sa paparating na mga biyahe / paglalakbay
• Ang mga rebate na isinumite ko at naghihintay na matanggap ang aking check back
• Mga resibo para sa mga malaking item sa tiket tulad ng isang appliance o malaking piraso ng muwebles
• Magkaroon ng bulsa para sa lahat ng iyong mga kard ng premyo
• Mga tala at mga materyales na sanggunian para sa mga darating na proyektong pinagtatrabahuhan mo
• Mga Recipe *
• Mga resibo para sa mga buwis
• Mga patakaran sa seguro ng kotse / bahay / renter

Maaari mong i -scan ang karamihan sa mga ito sa isang account sa Evernote , ngunit kapag kailangan mo ang mga ito, kailangan mo itong i-print muli, kaya i-file ito sa kuwaderno na ito at tawagan ang iyong Workbook ng Tahanan.

* Panatilihin ang isang hiwalay na file para sa mga recipe na nais mong bumalik sa ibang araw ngunit hindi.

07 ng 07

I-set Up ang isang Action File

Ang file ng Aksyon ay ang mga papel na kailangan mong kumilos at pagkatapos ay itapon. Ang anumang mga dokumento o papel na kailangang isampa nang permanente o sa isang mahabang panahon (mahigit sa isang buwan), marahil ay nabibilang sa iyong file sa Panlahat.

Ang mga file ng pagkilos ay:

• Gagamitin nang isang beses at pagkatapos ay itapon; o,
• Mga file na iyong hinihintay na kumilos.

Gumamit ng isang kahon upang hawakan ang mga papel na ito, partikular, at inirerekomenda namin ang kahon na ito. Pumili ng orange dahil ito ay isang marangya kulay at ang pag-iisip ay, ito ay makakakuha ka upang pumunta sa pamamagitan ng kahon ng hindi bababa sa isang beses sa isang linggo. Maaari rin itong mag- doubles bilang iyong In Box upang makatulong na pamahalaan ang mail .

Narito ang mga halimbawa kung ano ang dapat panatilihin sa iyong file ng Aksyon:

Papasok na mail:

• Ang anumang natanggap mo sa koreo ay napupunta sa file na ito
• Anumang piraso ng papel ng isang tao kamay mo o sunggaban mo at magtulakan sa iyong handbag napupunta sa dito

Mga item sa kalendaryo:

• Mga imbitasyon para sa mga paparating na kaganapan at anumang direksyon o mga card ng pagtugon na kasama nila
• Mga perang papel upang magbayad at pagkatapos ay gupitin o i-recycle
• Mga slip ng pahintulot upang mag-sign
• Mga paalala ng appointment

Mga bagay na dapat bayaran:

• Mga tiket sa paradahan na magbayad
• Mga bayarin upang bayaran

Mga bagay na hinihintay mo sa:

• Mga resibo para sa anumang binili mo kamakailan kung sakaling magpasiya kang bumalik. Halimbawa, kung nakakuha ka ng isang pakete mula sa Amazon, itapon mo ang packing slip sa bin na ito kung ang mga produkto ay hindi gumagana at kailangan mong ibalik ito. Kapareho para sa iba pang mga pakete na natatanggap mo.
• Mga resibo para sa anumang hinihintay mo. Halimbawa, kung nagsumite ka ng isang singil sa iyong kompanya ng seguro at naghihintay ka para sa pagbabayad, napupunta ito sa file na ito. Kung nagbalik ka ng isang bagay at naghihintay ka upang makita ang refund ay lumitaw sa iyong bank statement o sa aking credit card bill, napupunta ito sa kahon na ito.

Maaari mong masira ang file na ito sa higit pang mga kategorya, ngunit mas madali lang itapon ang lahat ng bagay sa kahon na ito at pagkatapos ay dumaan dito minsan, dalawang beses o tatlong beses sa isang linggo. Sa puntong iyon maaari mong recycle o gupitin ang anumang bagay na hindi mo na kailangan, mag-file ng anumang bagay na nabibilang sa Archive o Sambahayan at kumilos ng anumang bagay na kailangang tumugon sa. Ang layunin ay upang panatilihin ang file na ito hangga't maaari.

Ngunit ... ang bilis ng kamay ay kailangan mong dumaan sa file na ito nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo, mas mabuti mas madalas. Masidhing inirerekomenda ko ang pagdaragdag ng gawaing ito sa iyong Personal na Lingguhang Pag-oorganisa ng Rutin , sa ganitong paraan ikaw ay nagsasampa at nagtatabi ng isang maliit na halaga ng mga papel minsan isang linggo kaysa sa