Isang Quick Checklist ng Gaano Mahagal na Panatilihin ang Mga Dokumento + Ano ang Magkalas
Ang papel ay isang sakit, at ang pamamahala ng isang sistema ng pag - file ng bahay ay maaaring maging isang drag, ngunit ang ilang mga dokumento na talagang kailangan mong i-hang papunta dahil hindi mo alam kung kailan mo kakailanganin ang mga ito. Narito ang isang panimulang aklat sa kung gaano katagal upang panatilihin ang mga dokumento at kapag tapos ka na sa kanila, kung alin ang kailangan mong maliitin. Ito ay dapat magsilbi bilang isang mabilis na gabay ng sanggunian para sa paglikha at pagpapanatili ng isang maayos na sistema ng pag-file ng bahay.
Una, mag-isip tungkol sa pagputol sa dami ng papel na natatanggap mo at magtatapos ka na upang masira o mag-file nang mas kaunti.
Ang ibig sabihin nito ay pag-alis ng junk mail, pag-sign up para sa e-bill at hindi pagtanggap ng mga flyer, mga kupon na hindi mo magagamit, o iba pang mga ephemera na iyong nararamdaman na kailangan mong mag-hang sa kapag alam mo na hindi mo talaga ito ginagawa.
Kung ikaw ay talagang struggling sa papel kalat ng mga basura sa punto kung saan mo pakiramdam na gusto mo ay pag- iimbak ito , makipag-ugnay sa propesyonal na maaaring gabayan ka sa pamamagitan ng decluttering proseso.
Ang ikalawang hakbang ay upang tiyakin na mayroon kang isang mahusay na sistema ng pamamahala ng mail sa lugar. Ang mas mahusay na hawakan mo ang mail na iyong pinasok, ang mas madalas ay kailangan mong gawin ang isang malaking pag-file / pag-scan / recycling session.
Mag-set up ng Electronic Filing System
Ang pag-alis ng iyong papel sa pag-file sa pamamagitan ng pag-set up ng isang elektronikong sistema ng pag-file ay makapagliligtas ka ng espasyo at mapapawi ka ng papel na kalat. Iyan ay isang panalo. Sa panahong ito, ang elektronikong sistema ng pag-file ay maraming kahulugan. Upang makapagsimula, kailangan mo ng scanner at isang lugar upang iimbak ang iyong mga file, isang folder na sistema sa isang computer o sa cloud, at isang panlabas na hard drive.
Mag-set up ng mga pangkalahatang folder para sa iba't ibang uri ng mga dokumento (mga halimbawa: sambahayan, buwis, auto, sertipiko ng kapanganakan, atbp.) Hindi mo kailangang maging masyadong tumpak sa pagtatago ng dokumento dahil ang mga sistema ng pag-file ng electronic ay nahahanap.
Pagkatapos, i-scan ang bawat dokumento at mag-imbak sa isang folder ayon sa mga nilalaman.
Pagpapanatiling mga Kopya ng Mahahalagang Dokumento
Para sa iyong mga mahahalagang dokumento, ipinapayo ng mga eksperto ang mga kopya.
Iyon ay maaaring mangahulugan ng pagsunod sa isang kopya sa iyong imbakan ng ulap at isa pa sa isang hard drive. Maaari din itong mangangahulugan ng pagpapanatiling isang kopya sa iyong electronic na pag-file at isang hard copy sa isang fireproof na ligtas.
I-imbak ang mga Dokumento sa Habang Panahon
Ang mga dokumentong ito ay dapat na maiimbak magpakailanman:
Mga Akademikong Rekord - Mga diploma, mga transcript at anumang gawaing portfolio na maaaring magamit sa hinaharap kapag nag-aaplay para sa isang trabaho.
Adoption Papers
Mga Sertipiko ng Pagbibinyag
Mga Sertipiko ng Kapanganakan
Mga Certificate ng Kamatayan - Maaaring kailanganin para sa mga layunin ng buwis.
Mga Lisensya ng Pagmamaneho
Mga Rekord sa Pagtatrabaho - Anumang mga clause, kasunduan, mga file ng pagdidisiplina at mga pagsusuri sa pagganap.
Mga Sertipiko ng Kasal
Mga Rekord sa Medisina
Mga Rekord ng Militar
Pasaporte
Retirement and Pension Records
Mga Social Security Card
Wills
I-save Para sa isang Mas maikli Panahon ng Oras
Ang mga dokumentong ito ay maaaring hawakan nang mas madalas hangga't buwan o lingguhan:
Mga Pahayag ng Bangko - 1 buwan
Mga perang papel - 1 taon para sa anumang kaugnay na buwis o warranty, lahat ng iba pang mga perang papel ay dapat na gupitin sa sandaling mabayaran na ang mga ito.
Mga Credit Card Bill - Magkarga agad kapag binayaran.
Mga Resibo sa Pagpapaganda ng Bahay - Panatilihing ibinebenta hanggang sa bahay.
Mga Rekord ng Pamumuhunan - 7 taon matapos mong isara ang account o ibenta ang seguridad.
Mga Lease - Manatiling hanggang lumipat ka at natanggap ang iyong deposito mula sa kasero.
Paychecks / Pay Stubs - 1 taon hanggang natanggap mo ang iyong W-2
Mga Resibo ng Sales - Panatilihin ang buhay ng warranty. Maliwanag, nalalapat lamang ito sa mga pangunahing pagbili tulad ng mga kasangkapan at electronics. Ako ay karaniwang nagtatabi ng mga resibo para sa mga bagay na tulad ng mga pamilihan at damit hangga't alam ko na hindi ko kailangan ang resibo para sa isang pagbabalik.
Mga Dokumento ng Buwis - 7 taon kasama ang iyong pag-file at lahat ng mga kasamang dokumento tulad ng W-2 at mga resibo.
Mga Rekord ng Sasakyan - Manatili hanggang sa mabenta ang bangka, kotse o motorsiklo.
Paano Mag-alis ng mga Dokumento
Ang mga dokumento na hinahadlangan ang pangunahing paraan upang protektahan ang iyong sarili mula sa pagnanakaw ng pagkakakilanlan. (Basahin ang aking pakikipanayam sa security expert na si Jay Foley sa Paano Protektahan ang Iyong Sarili Mula sa Pagnanakaw ng Pagkakakilanlan). Nagtataka kung ano ang gupitin? Ang pangkalahatang tuntunin ay anumang bagay na dapat sundin ang sumusunod na impormasyon: mga numero ng account, mga petsa ng kapanganakan, mga pangalan ng pagkadalaga, mga password at mga pin, mga lagda, at mga numero ng social security.
Muli, ang mga ito ay walang-brainers.
Narito ang mga pangunahing kaalaman:
Kung ang mga dokumento ay pa rin "aktibo" ibig sabihin, kailangan mong i-hold sa kanila para sa reference at magtatag ng isang simpleng sistema ng pag-file ng bahay. Nangangahulugan ito ng mga dokumento sa pag-file ayon sa paksa at pagkatapos ay hinuhubog ang mga ito kapag hindi na ginagamit.
Ano ang Mga Dokumento sa Pagkupas
Kung tapos ka na sa mga dokumentong ito at hindi na kailangan ang mga ito, narito ang kung ano ang gupitin (lahat ng iba pa - tulad ng mga papeles - maaari ka lamang mag-recycle).
Mga resibo ng ATM
Mga pahayag ng bangko
Mga kopya ng sertipiko ng kapanganakan
Kinansela at mga voided tseke
Mga perang papel ng credit card
Mga ulat ng credit
Mga lisensya sa pagmamaneho (expired)
Mga dokumento ng trabaho na may anumang pagkilala
Nag-expire na pasaporte at visa
Ang mga account ng pamumuhunan #s
Mga legal na dokumento
Mga transaksyon sa pamumuhunan, stock at ari-arian
Mga item na may pirma (mga lease, kontrata, mga titik)
Luggage tag
Mga rekord ng medikal at dental
Mga papel na may isang numero ng Social Security
Mga password o numero ng PIN
Magbayad ng stubs
Pre-approved na mga application ng credit card
Mga resibo sa pag-check ng mga numero ng account, mga numero ng credit card o anumang iba pang impormasyon sa pagkilala
Mga form ng buwis
Mga transcript sa pagtukoy ng impormasyon sa mga ito
Mga Paglalakbay sa Paglalakbay
Ginamit ang mga tiket ng eroplano
Utility bill (telepono, gas, electric, tubig, cable TV, Internet)
Tiyakin na magkaroon ng isang nababaluktot na sistema ng pag-file na itinatag upang panatilihin ang mga dokumentong ito sa pag-check at pag-gupitin ang mga ito kung hindi na kinakailangan.
Ang anumang balak mong panatilihing kailangang gawin, organisado at isampa. Gusto ko ang sistema ng pag-file ng aking bahay.