Sa trabaho ko araw-araw, nagtatrabaho ako sa mga komunikasyon, karamihan para sa mga non-profit na organisasyon. Ang bahagi ng trabaho na ginagawa ko ay nagsasangkot na tinitiyak na mayroon tayong isang estratehiya para sa parehong panloob at panlabas na komunikasyon. Kasama rin dito ang pagbubuo ng isang plano para sa isang paglipat ng opisina , na ipinaplano ng aking kasalukuyang samahan sa susunod na anim na buwan.
Habang maaari mong isipin na mayroong maraming mga hakbang sa pagpaplano sa isang paglipat ng opisina na wala kang panahon upang kahit isaalang-alang ang mga komunikasyon, kailangan mo talagang kumuha ng isang araw o dalawa upang lumikha ng isang matatag na diskarte na panatilihin ang parehong mga empleyado at mga kliyente ng kamalayan ng mga paparating na pagbabago .
Magsimula tayo sa mga empleyado dahil direktang apektado sila ng paglipat .
Dapat Isama ng Panloob na Komunikasyon ang Mga Pangunahing Mensahe na ito:
- Isang malinaw na timeline: siguraduhing ilista mo ang lahat ng mga pangunahing hakbang ng paglipat upang alam ng lahat kung ano ang aasahan at kung kailan.
- Mga tagubilin sa pag-iimpake: Magbigay ng mga kawani na may mga tagubilin kung paano mag- empake ng kanilang mga tanggapan o mga cubicle para sa paglipat. Dapat itong isama kung saan makakakuha ng mga materyales sa pag-iimpake , kung ano ang kanilang responsibilidad sa pag-iimpake at deadline.
- Advanced na paunawa ng anumang pagsasara ng opisina : sa panahon ng paglipat, maaaring kailanganin mong isara ang tanggapan upang paganahin ang pangwakas na pagpapakete at paglipat ng mga kagamitan sa opisina at mga kasangkapan. Siguraduhing alam ng iyong kawani ang mga petsang ito at kung at kung paano magpapatuloy ang negosyo sa panahon ng paglipat at kung paano ito makakaapekto sa kanilang iskedyul ng trabaho at workload.
- Bagong plano sa opisina: Kailangang malaman ng staff ang maaga kung ano ang magiging hitsura ng bagong puwang at kung paano itatayo ang mga tanggapan. Magkakaroon pa ba sila ng kanilang sariling puwang o sila ngayon ay nasa isang cubicle o open floor plan? Tiyaking lumikha ka ng isang paraan upang ipaalam sa mga kawani kung paano maaaring baguhin ang puwang ng kanilang trabaho.
- Ang bagong lokasyon, paradahan at mga pagpipilian sa pag- iskedyul : Magbigay ng mga kawani sa lahat ng impormasyong kailangan nila tungkol sa bagong lokasyon upang makapaghanda sila ng transportasyon sa bagong puwang.
Sa sandaling natukoy mo na ang lahat ng mga pangunahing mensahe, kailangan mong matukoy kung paano pinakamahusay na maghatid ng mga mensaheng ito. Ang pamamaraan na iyong ginagamit ay dapat na mapagpasyahan ng uri ng mensahe.
Halimbawa, ang timeline ay madaling maihahatid sa pamamagitan ng intranet ng iyong kumpanya; samantalang, ang pagsasara ng opisina ay maaaring pinakamahusay na iharap sa isang pulong ng kawani upang matiyak na maaaring itanong at sumagot ang mga tanong.
Mga Paraan Upang Ipahayag ang Mga Layunin sa mga Tauhan:
- Intranet: para sa mga kumpanyang iyon o mga organisasyon na mayroong intranet, kadalasan ito ang pinakamahusay na plataporma para sa karamihan ng mga mensahe. Nagbibigay ito ng mga madaling pag-update sa mga file at impormasyon na umaabot sa lahat ng empleyado.
- Ang mga pagpupulong sa mga tao: anuman ang mensahe, ang mga pagpupulong ng kawani ay isang magandang lugar upang gumawa ng mga anunsyo at pahintulutan ang mga kawani ng pagkakataon na magkaroon ng isang kumpletong talakayan. Maaari mo ring gamitin ang oras ng pagpupulong upang repasuhin kung paano ipakikilala ang impormasyon upang malaman ng kawani na mapapanatili silang may kaalaman.
- Email: habang ang email ay madali, hindi ito ang pinakamahusay na paraan upang maghatid ng impormasyon. Hindi mo nais na magpadala ng maraming mga email na hindi makita ng mga tao ang impormasyon kapag kailangan nila ito. Kung gumagamit ka ng email, tiyaking gamitin mo lamang ito upang ipaalam sa mga tao kung saan nila makuha ang impormasyon.
- Karaniwang mga folder : Kung wala kang intranet, pagkatapos ay lumikha ng isang karaniwang folder sa isang network drive na maaaring ma-access ng lahat ang susunod na pinakamahusay na paraan upang mag-imbak ng impormasyon na nais mong ma-access ng mga tao.
- Bulletin board: isang pisikal na puwang kung saan ang impormasyon ay nai-post, ay isang magandang bagay na dapat gawin. Hindi lamang maaaring masuri ng mga tao ang mga ito, nagbibigay din ito ng isang lugar kung saan maaaring magtipon ang mga tao at pag-usapan ang kanilang mga alalahanin.