Paano Pahalagahan ang Iyong Mga Gawain

Kaya mayroon kang lahat ng mga bagay na ito upang magawa araw-araw at ang iyong listahan ng ginagawa ay puno - paano mo malalaman kung ano ang dapat gawin muna, pangalawa at pangatlo?

Medyo marami ang nararamdaman ng lahat na tulad ng masyadong maraming gagawin at napakaliit na oras upang gawin ito. Kadalasan, ang napakahirap na pakiramdam ay nagmumula sa kawalan ng kakayahan na unahin ang lahat ng mga tila bagang mga gawain. Kung sa palagay mo ang listahan ng iyong gagawin ay lumalaki na sa sandali at hindi mo alam kung saan magsisimula, narito kung paano kilalanin, suriin, at unahin ang iyong mga gawain.

1. Gumawa ng Listahan

Bago mo subukan ang pag-uri-uriin ang iyong mga obligasyon ayon sa kahalagahan, maglaan ng panahon upang magsama ng komprehensibong listahan ng lahat ng kailangan mo o gustong gawin. Hatiin ang iyong listahan sa mga seksyon para sa iba't ibang mga uri ng mga gawain. Maaaring kabilang sa mga kategoryang ito ang:

Araw-araw o Lingguhang Gawain

Ang mga ito ay pang-araw-araw na "to-dos" na maaaring maging personal ( pagkain-pagpaplano at grocery shopping ) o kaugnay sa trabaho (lingguhang pulong ng pangkat.) Kung sumunod ka sa pang- araw-araw na gawain , pamilyar ka sa mga gawaing ito; kung wala ka, ito ay isang magandang panahon upang lumikha ng isa. Ang iyong isama ay maaaring mag-iba - ang ilang mga tao ay makakakita ng hindi na kailangang ipaalala ang kanilang mga sarili upang suriin ang email o bumili ng mga pamilihan, ngunit ang iba ay pinahahalagahan ang nakabalangkas na mga paalala upang magsagawa ng ilang mga aksyon sa ilang mga oras o sa ilang mga araw.

Mga Gawain na may Deadlines

Ang mga ito, malinaw naman, ay kailangang gawin sa pamamagitan ng isang tiyak na petsa at nangangailangan ng paghahanda muna. Ang mga halimbawa ay maaaring isang papel sa paaralan na nararapat sa tatlong linggo o isang partido na iyong pinaplano para sa anim na buwan mula ngayon.

Ang mga uri ng mga gawain na madalas na tinatawag na mga proyekto - ay maaaring masira sa mas maliit na bahagi - halimbawa, ang "write paper" ay maaaring ibasura sa pagbabasa ng mga kaugnay na libro, pag-aayos ng iyong mga tala, pagsulat ng balangkas, pagsulat ng unang draft, at iba pa sa.

Nauulit na Mga Gawain

Ang mga ito ay hindi mangyayari sa isang pang-araw-araw o lingguhang dalas, ngunit hindi ito isang beses na mga proyekto alinman.

Maaaring kabilang sa mga umuulit na gawain ang mga appointment ng dentista o paggawa ng iyong mga quarterly tax.

Self-Motivated, Needed Tasks

Ang mga ito ay mga gawain o mga proyektong alam mo na kailangan mong gawin, ngunit walang gagawin sa iyo. Bihira, kung mayroon man, may isang built-in na limitasyon sa oras. Isipin ang pagpapabuti ng iyong maliit na website ng negosyo o paghahanap ng isang bagong tagapagkaloob ng pangunahing pangangalaga.

Self-Motivated, Hindi Kinakailangan Mga Gawain

Ang mga ito ay ang mas kasiya-siya na mga gawain na malamang na mahulog sa gilid ng daan tulad ng iba pang, mas malinaw na kinakailangang mga gawain na pinalalabas sila. Isipin ang pagbabasa para sa kasiyahan o pagtatrabaho sa mga libangan.

May Mga Gawain

Ang mga gawaing ito ay nasa paligid ng ibaba ng iyong listahan ng gagawin o sa likod ng iyong isip, ngunit karaniwan ay hindi ito kailangang gawin sa lalong madaling panahon, o kailanman. Halimbawa: ipinta ang iyong mga radiator.

2. Ayusin ang Iyong Listahan

Kapag nakalista mo na ang lahat, maaari mong malaman kung ano ang gagawin muna at ayusin ang iyong iskedyul. (Paano mo ito pisikal na gawin - sa isang papel, isang tagaplano , isang app, isang online na kalendaryo, o kung hindi man - mas mababa kaysa sa iyong pipiliin ang isang paraan na gumagana para sa iyo at gagamitin mo.) Narito ang ilang pamantayan mag-isip tungkol sa:

Kagyat o Mahalaga

Ang lahat ng mga gawain ay maaaring pinagsunod-sunod sa isa sa apat na mga kategorya. Ang mga kagyat at mahahalagang gawain ay dapat gawin muna, sa lalong madaling panahon; Ang kagyat na ngunit hindi mahalagang mga gawain ay maaaring italaga kung maaari, ngunit kung hindi, ang iyong iskedyul ay dapat magsama ng sapat na kakayahang umangkop at dagdag na oras upang mapaunlakan ang mga ito kapag sila ay nagpa-pop up; mahalaga ngunit hindi kagyat na mga gawain ay dapat na nakaplano nang maaga nang maaga upang hindi sila maging kagyat; ang mga gawain na hindi mahalaga o kagyat na maaaring potensyal na alisin, bagaman kung tinatamasa mo ang mga ito, dapat silang magtrabaho sa iyong iskedyul upang hindi sila masisiyahan sa pamamagitan ng mas hinihingi na mga obligasyon.

Tayahin ang halaga

Maaari mong hatulan ang halaga ng isang gawain sa maraming paraan. Ang isa ay maaaring kung ang ibang tao ay naapektuhan, at kung gaano kahalaga sa iyo ang mga tao (ang pag-apruba ng iyong boss at ang kagalingan ng mga bata na umaasa sa iyo na mas mahalaga kaysa sa, sabihin, ang mga opinyon ng isang pangkat ng mga estranghero na napagkasunduan mo upang sumali sa isang meetup.) Maaari mo ring italaga ang mataas na halaga sa mga gawain na nakikita mong magbayad sa pang-matagalang, o na makahanap ka ng kapaki-pakinabang.

Ang isang sanggunian ay malamang na makatagpo ka kapag ang pagbabasa tungkol sa pag-prioritize ng mga gawain ay ang panuntunan ng 80-20 o Pareto Prinsipyo, na nagsasaad na ang 80% ng mga epekto ay nagmumula sa 20% ng mga sanhi. Ito ay maaaring o hindi maaaring totoo para sa iyo, ngunit ito ay isang mahusay na paalala upang matukoy kung ano ang aktwal mong paggastos ng oras at kung alin sa iyong mga pagsisikap ay kumikita.

Timing at Flexibility

Ang isang iskedyul ng pagpapaandar ay nagbibigay-daan para sa mga pagbabago at kinikilala ang mga hadlang sa oras. Maging makatotohanan kapag nag-prioridad at nagpaplano ng iyong mga araw. Kapag may pag-aalinlangan, magpapalabas ng labis na oras ang isang gawain na gagawin.

Kung ang dalawang gawain ay angkop sa parehong oras, ang pagpili kung saan magsisimula ay depende sa kung paano ka magtrabaho nang pinakamahusay. Mas gusto ng ilang mga tao na makuha ang mas simpleng gawain sa paraan upang magtuon ng pansin sa mas kumplikadong isa; ang iba ay masisiyahan kung magsisimula sila sa mas mahirap na gawain muna, at makakuha ng ilan o lahat ng ginawa bago lumipat. Tandaan na hindi mo kailangang tumagal sa isang gawain o proyekto mula simula hanggang matapos bago lumipat sa susunod - maliban kung, siyempre, masusumpungan mong nagtatrabaho na nagpapalakas ng iyong pagiging produktibo.

Limitahan ang iyong mga pang-araw-araw na gawain na dapat gawin sa tatlo. Ang araw ay maaari ring isama ang mas maliit na mga gawain na mas regular o mas mababa ang kahalagahan o pangangailangan ng madaliang pagkilos, ngunit ang pag-load sa mga pangunahing gawain ay maaaring humantong sa stress at pagkabigo.

Tandaan na maaaring baguhin ang mga priyoridad - kung kailangan ng iyong boss na gumawa ng isang bagay ngayon, ang iyong nakaraang unang priyoridad ay malamang na makakuha ng ikalawang. Iyon lang ang higit na dahilan upang bumuo ng mas maraming oras sa iyong iskedyul upang payagan ang kakayahang umangkop.

3. Batch Tasks

Ang mga gawain sa pag-aayos ay isa sa mga pinaka-epektibong, mahusay na paraan upang makuha ang mga nagging, nagawa na lahat ng mga gawain na ginawa. Ang pagbabahagi ay nangangahulugang ikaw ay nagtatrabaho sa parehong uri ng gawain nang paulit-ulit bago lumipat sa ibang bagay. Ang unang hakbang ay upang makilala ang mga gawain na iyong ginagawa nang paulit-ulit at pagkatapos ay mag-set up ng isang simpleng daloy ng trabaho para sa kanila na sundin. Pagkatapos, hinarap mo ang mga gawain nang sabay-sabay gamit ang daloy ng trabaho.

Kinakailangan ng pagkakasundo ang pagkumpleto ng magkatulad na mga gawain na nangangailangan ng katulad na mga mapagkukunan sa "mga batch" upang mapabuti ang kahusayan at pagiging produktibo. Narito ang ilang mga halimbawa:

• Magbayad ng lahat ng iyong mga bill sa parehong oras
• Buksan ang lahat ng iyong mail minsan sa isang linggo at i-aksyon ito sa halip na pahintulutan ito stack up sa bawat araw at hindi nakakakuha dito

Pinapayagan ka ng Batching na makarating ka sa isang uka na ginagawa ang parehong gawain nang paulit-ulit kaya hindi mo kailangang mag-aaksaya ng oras sa pag-uunawa ng mga tagubilin o kung ano ang dapat mong gawin sa susunod.

4. Tanggalin ang Mga Gawain

Kapag nakalista mo na ang lahat ng iyong mga gawain at pinagsunod-sunod ang mga ito mula sa pinaka-mahalaga sa hindi bababa sa, ito ay magiging malinaw kung aling mga gawain ay nasa ilalim ng listahan. Ang mga ito ay maaaring minsan ay itinalaga sa ibang tao, ngunit kung hindi iyon posible, kailangan mong magpasya kung mag-iskedyul ng oras para sa kanila o alisin ang mga ito.

Maaari kang magkaroon ng mga gawain sa iyong listahan na hindi mo kailangang gawin o kahit na nais na gawin, ngunit nadama mo na pinipilit na idagdag sa isang punto (pumunta sa gym, dumalo sa isang club ng libro.) Ang mga ito ay maaaring ganap na alisin.

Sa wakas, posible na magkaroon ng masyadong maraming gagawin - kung hindi mo magawa ang lahat ng bagay, suriin ang iyong workload upang matukoy kung kailangan mo lang ng ilang higit pang kasanayan sa pag-prioridad o kung kailangan mong sabihin sa isang tao na hindi ka na maaaring magpatuloy sa paggawa ng ilang gawain.